Kosten- und Leistungstransparenz für HR Shared Service Organisationen

Seit einigen Jahren zeigt die Marktentwicklung einen klaren Trend zur „Industrialisierung“ des Personalwesens. Damit verbunden ist insbesondere die Automatisierung, Konsolidierung und Verzahnung von Verwaltungsaufgaben und Routine-Prozessen über ein Shared Service Center.

Gleichzeitig soll und muss die Leistungsqualität und Wettbewerbsfähigkeit von HR-Services gesteigert werden. Dazu muss sich das Leistungsportfolio grundsätzlich strikt an den Bedürfnissen der Kunden orientieren. Zusätzlich muss der Wertbeitrag von HR-Services am Geschäftsprozess für Unternehmensmanagement und Fachabteilungen transparent darstellbar sein.

Genau dort liegt die große Herausforderung für das HR-Management: Denn auch nach der Einführung des neuen Delivery Modells „Shared Service Center“ gelingt es vielen HR-Organisationen nicht, einen kundenorientierten Leistungskatalog mit homogenen Prozess-Standards, einheitlichen Qualitätskriterien und marktgerechten Preisen zu definieren. Die Schaffung von Kosten- und Leistungstransparenz ist jedoch die essenzielle Grundlage zur Entwicklung eines konkurrenzfähigen, wertschöpfungsorientierten HR-Leistungsangebots und zur wirksamen Unterstützung langfristiger Personalstrategien im Unternehmen.

Kosten- und Leistungstransparenz in HR Shared Services mit CATENIC Anafee™

CATENIC hat sich auf die geschäftskritischen Anforderungen von IT- und Shared Services-Organisationen spezialisiert. Mit Anafee™ bieten wir die leistungsstärkste am Markt erhältliche Lösung für ein effizientes Wertschöpfungscontrolling im HR-Bereich auf der Basis einer „klassischen“ Kostenrechnung.

Umfassende Kostentreiberanalyse

• Ermittlung aller tatsächlich erbrachten Leistungen im Personalbereich mittels einer umfassenden Analyse der Finanzdaten und Kostenarten
• Auswertung der Umsätze, Kosten und Verbrauchsmengen aller HRServices nach fachlichen, technischen und organisatorischen Kriterien
• Identifikation ineffizienter Prozesse durch die Darstellung aller Kosten und Leistungen aus Geschäftsprozess-Sicht
• Flexibler Soll-Ist-Vergleich über frei wählbare Perioden auf Basis von Info-Cubes

Transparente Kalkulation – verursachergerechte Abrechnung

• Individuelle Definition eines bedarfs- und prozessorientierten HR-Services-Katalogs
• Automatisierte Kalkulation der Herstellkosten (TCO) unter Einbeziehung aller Einzel- und Gemeinkosten (Kostenträgerrechnung) sowie Ermittlung und Dokumentation der Verrechnungspreise
• Leistungsverrechnung auf Grundlage der tatsächlichen Nutzung im Geschäftsprozess (Verursacherprinzip) im Zusammenspiel mit dem ERP-System (z.B. SAP)

Planung & Reporting

• Web-basiertes Reporting-Tool zur Generierung frei navigierbarer Ad-hoc-Berichte (Verrechnungsanalyse, Kostenarten-/ Kostenstellen-Analyse, Zeitreihenanalyse, Abweichungsanalyse, etc.)
• Flexible Erstellung und automatische Verteilung von Kundenberichten und Charts mit Hilfe des Report-Designers (Service-Abrechnungen, Management-Reports, Kostenentwicklungsverlauf etc.)
• Web-basierte, dezentrale Mengenplanung und Forecast der Kostenentwicklung für künftig erforderliche Leistungen
• Erstellen und Verwalten zahlreicher Planungs-Szenarien zur Simulation möglicher Unternehmensentwicklungen oder zur Durchführung von Benchmarks

Effektiv binnen Tagen (statt Monaten)!

Mit Anafee™ erhalten Sie nicht nur eine flexible, ausgereifte Standard-Software, sondern ein ganzheitliches Lösungskonzept aus einem Guss: Neben der individuellen Konfiguration und Integration der Software in Ihre Systemlandschaft bietet Ihnen CATENIC eine umfassende konzeptionelle Beratung sowie zahlreiche „Best Practice Templates“ für die zügige Implementierung einer transparenten IT-Leistungsverrechnung in Ihrem Unternehmen.

Über eine zertifizierte Schnittstelle zur SAP NetWeaver™ Plattform sowie weitere Standardschnittstellen lassen sich die Verbrauchsdaten (z.B. Transaktionsdaten) aus SAP sowie aus jedem anderen System direkt in Anafee™ einlesen und mit den Finanzdaten aus nahezu beliebigen, strukturierten Datenquellen zusammenführen. Die architektonische Offenheit sowie das Know-how von CATENIC sind der Schlüssel für außerordentlich kurze Projektlaufzeiten und ermöglichen Ihnen eine rasche Übernahme der Lösung in den Effektivbetrieb.

Nach wenigen Tagen Training „on-the-job“ sind die Key User in der Lage, das System selbstständig zu bedienen, zu pflegen und weiter zu entwickeln Der interne Wartungsaufwand von Anafee™ beschränkt sich im Normalfall auf weniger als eine Stunde pro Monat.

Transparentes HR-Controlling schafft Freiräume

Aktive Service-Steuerung

Sämtliche Leistungen sind am fachlichen Bedarf der internen oder externen Kunden ausgerichtet, nachvollziehbar kalkuliert und nach tatsächlicher Nutzung abgerechnet. Die straffe Verfolgung der Verbrauchsmengen in Verbindung mit den verursachten Kosten schafft Planungssicherheit für künftige Service-Investitionen sowie ein transparentes Management aller transaktionalen und nicht-transaktionalen Personaldienstleistungen.

Kostenoptimierte Service-Performance

Sie stellen exakte, konsistente und steuerungsrelevante Informationen für Entscheidungsträger in Echtzeit bereit. Dabei berichten Sie komprimiert und nachvollziehbar in der „Fachsprache“ Ihrer Kunden. Im Dialog mit dem Unternehmensmanagement und den Fachbereichen können sowohl ineffiziente Prozesse identifiziert als auch individuelle Service Level Agreements verhandelt werden. Durch die strikte Kundenorientierung steigern Sie die Service-Qualität nachhaltig und schärfen das Kundenbewusstsein für eine Ressourcen schonende und Kosten sparende Beauftragung von HR-Dienstleistungen.

Mehr Produktivität

Die Prozesskosten für Planung, Kalkulation, Abrechnung und Reporting im HR Shared Sevices Center werden deutlich verringert. Langwierige manuelle Tätigkeiten beim Zusammenführen der Finanz- und Verbrauchsdaten entfallen. Service-Kapazitäten lassen sich jederzeit flexibel mit Änderungen der Verbrauchsmengen abstimmen. Sie schaffen Freiräume für eine aktive, fokussierte Steuerung Ihres Leistungsangebots und steigern die „Schlagkraft“ Ihrer gesamten Service-Organisation.

Strategische Integration

Die HR Shared Services Organisation kann ihren Leistungsbeitrag an jedem einzelnen Geschäftsprozess sowie am Unternehmenserfolg insgesamt exakt nachweisen. Sie dokumentieren Ihre Wettbewerbsfähigkeit gegenüber externen Dienstleistern und schaffen eine strategische, unternehmerisch flexible „Sourcing-Option“ für künftige Investitionsentscheidungen.

Standardisierte Service-Prozesse

Sie unterstützen die Erreichung Ihrer strategischen Unternehmensziele mittels einer wirkungsvollen Governance und entsprechender Metriken, darunter Process Performance und Financial Performance. Dies ermöglicht Ihnen u.a. den Aufbau und die Steuerung von HR Shared Services auf internationaler Ebene mit einem hohen Grad standardisierter Services.

Erfüllung gesetzlicher Richtlinien / Compliance

Ihre gesamte Service-Organisation ist gemäß den internationalen Vorschriften für das Personalwesen (z.B. GoBs, KonTraG, SOX) und Richtlinien zur revisionssicheren Archivierung (GDPdU) ausgerichtet. Darüber hinaus erfüllen Sie die gesetzlichen Dokumentationspflichten für Transferpreise (z.B. deutsche AO §§90(3), 162(3,4)) bei der Verrechnung bzw. Verlagerung von Leistungen an in- und ausländische Konzerngesellschaften. Die lückenlose, jederzeit verfügbare Historienführung ist verknüpft mit einem stringenten Berechtigungs- und Rollenkonzept in der Benutzerverwaltung und verleiht Ihnen nachhaltige Revisionssicherheit.