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Unzufriedenheit nach Plan
Planung und Budgetierung sind als Führungs- und Controlling-Instrumente unverzichtbare Instrumente für eine effiziente, flexible Unternehmenssteuerung geworden. Zunehmend werden die klassischen Business Intelligence-Aufgaben des Berichtswesens und der Datenanalyse mit strategischen und operativen Entscheidungen verknüpft. Grund genug für die Analysten des Business Application Research Center (BARC), rund 500 europäischen Konzernen und Einzelunternehmen in Sachen Corporate Performance Management auf den Zahn zu fühlen. Manch empfindlicher Nerv wurde dabei angebohrt.
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| Organisation des Berichtswesens © by BARC |
Planung heute – dynamisch, komplex, zeitintensiv
Aus fachlicher Sicht wurden zunächst die sehr unterschiedlichen Konzepte zur organisatorischen Gestaltung des Planungsprozesses und zum Umgang mit den Planwerten beleuchtet.
Demnach stehe das so genannte Gegenstromverfahren, also eine Mischform aus „Top-Down“- und „Bottom-up“ *1 -Planung, ganz oben in der Planungshierarchie der Unternehmen. Rund 75 % der Umfrageteilnehmer stimmen ihre Planung nach dem Gegenstromverfahren ab, obwohl diese Methode nach Einschätzung der Analysten einen wesentlich höheren Abstimmungsaufwand mit sich bringe. 44% der Befragten setzen optional auf flexible, dezentrale Planungs- und Budgetierungsprozesse nach der Beyond Budgeting Management-Methode; Tendenz steigend.
Mit einem Wert von 68 % betreiben mehr als zwei Drittel der befragten Unternehmen eine Cash-Flow Planung, zumeist auf der Basis historischer Trenddaten (78%) und Rolling Forecasts (60%). Weitere 13% wollen künftig Ihre Planungsinhalte darauf ausrichten. Die Balanced Scorecard als Planungsinhalt werde aktuell in den wenigsten Unternehmen berücksichtigt. Immerhin gaben 30 % der Befragten an, sich in Zukunft damit beschäftigen zu wollen. Nach Meinung der BARC Analysten sei dieser Trend jedoch mit Skepsis zu betrachten: Zwar erfreue sich das Balanced Scorecard-Planungsmodell seit Jahren der höchsten Zuwachsraten für die Zukunft. Die tatsächlich umgesetzten Initiativen stagnierten aber nach wie vor auf einem einheitlich niedrigen Niveau.
Der langfristige Planungszeitraum in Bezug auf die strategische Unternehmensentwicklung beläuft sich sowohl bei Konzernen mit Tochtergesellschaften als auch bei Einzelunternehmen gleichermaßen auf einen Horizont von 5 bis 10 Jahren. Allerdings seien gravierende Unterschiede zwischen den Unternehmenskategorien im Bereich kürzerer Planungsfristen bis 5 Jahren festzustellen: Konzerne mit Tochtergesellschaften beschäftigten sich intensiver mit einer langfristig strategischen Firmenausrichtung als Einzelunternehmen, deren Planungsfrequenz mit durchschnittlich 1-5 Jahren deutlich höher sei.
66 % aller Unternehmen nutzen zusätzlich das Instrument unterjähriger Forecasts in einem durchschnittlich ein- bis dreimonatigen Turnus. Generell seien kurzfristige Anpassungen im Planungsprozess weit verbreitet. Mehr als jedes dritte der befragten Unternehmen gab an, seine Planungsprozesse spätestens alle 6 Monate zu ändern; 41 % tun dies binnen 7 und 12 Monaten. In diesem Zusammenhang sei die Verbindung von langfristigen und kurzfristigen Planungsaspekten mit 56 % ebenfalls weit verbreitet. Weitere 30 % wollen diese Verbindung künftig herstellen.
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| Berücksichtigung regulatorischer Vorgaben©by BARC |
Die Schwerpunkte hinsichtlich Corporate Governance-Anforderungen seien im Rahmen der Planung sehr unterschiedlich verteilt. Am meisten Berücksichtigung fänden hierbei die Plausibilitätsprüfung und Validierung sowie die Nachvollziehbarkeit für den Nutzer. Beide Kriterien wurden von 72 % der befragten Unternehmen benannt. Mit einigem Abstand – 41 % – folgt die Nachvollziehbarkeit für den internen oder externen Wirtschaftsprüfer. Auffallend dabei, so BARC, sei der vergleichsweise geringe Anteil von Unternehmen, die eine Prozessdokumentation und Risikobeurteilung in ihrem Planungsprozess berücksichtigen. Speziell vor dem Hintergrund ständig steigender Corporate Governance-Anforderungen wäre ein höherer Wert zu vermuten gewesen.
Planungswerkzeuge – Helfer oder Hemmschuh?
Angesichts der Komplexität der Planungsverfahren, bedingt durch die Vielschichtigkeit der fachlichen und regulatorischen Anforderungen, falle dem Einsatz geeigneter Planungswerkzeuge eine besondere Relevanz zu. Die technische Infrastruktur könne den Planungsprozess signifikant unterstützen, indem sie aufwändige Planungsmethoden automatisiere, die Zielerreichung regulatorischer Vorgaben erleichtere und insgesamt zu einer Prozessoptimierung beitrage. Unzureichende Tools würde indes das genaue Gegenteil bewirken.
Mit Abstand am häufigsten komme Excel als Planungswerkzeug zum Einsatz: 82 % aller befragten Personen planen mit der Tabellenkalkulation von Microsoft. Mit 54 % folgen spezielle Planungswerkzeuge, 41 % setzen ERP-Systeme ein.
Bemerkenswert sei, dass lediglich 18 % aller Studienteilnehmer ausschließlich mit Excel planen. Analog würden nur 8 % ausschließlich spezielle Planungswerkzeuge verwenden. Die große Mehrheit kombiniere verschiedene Werkzeuge miteinander, was nach Einschätzung der Analysten daran liege, dass eine vollständige Abdeckung der Anforderungen in einem einzigen Tool nur selten gegeben sei.
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| Eingesetzte Systeme für Planung und Budgetierung © by BARC |
Signifikante Unterschiede im Werkzeugeinsatz ließen sich im direkten Branchenvergleich feststellen. So würden spezielle Planungswerkzeuge am häufigsten im Gesundheitswesen verwendet, bei Banken und Versicherungen jedoch von nur knapp einem Drittel der befragten Branchenunternehmen.
Die Hälfte der Einzelunternehmen nutze das System nicht nur für reine Planungsaufgaben, sondern betreibe damit auch das Unternehmensberichtswesen. Konzerne mit Tochtergesellschaften, insbesondere Banken und Versicherungen, würden hingegen ihre Plandaten häufiger in ein spezielles System für das Berichtswesen überführen. In rund 20% der befragten Unternehmen verhindere fehlende Integrationsfähigkeit separierter Softwarelösungen eine Zusammenführung von Plan- und Ist-Daten, was in hohem Maße auf die Branchen Handel, Banken und Versicherungen zutreffe, so das BARC.
Die zunehmende Dynamik der Planung und Budgetierung bewertet das BARC zwar grundsätzlich als eine natürliche Entwicklung im Zuge ständiger Anpassungen von Unternehmen an rasch drehende Marktgegebenheiten. Die Vorteile einer umfassenden und gut abgestimmten Planung dürften jedoch nicht den häufig komplexen Planungsprozess hinweg täuschen. Insbesondere der hohe zeitliche Aufwand sowie die mangelnde Flexibilität im Planungsprozess seien häufige Kritikpunkte.
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